Возврат одобрен площадкой, но товар пришёл в другом состоянии

Принимайте, но фиксируйте фактическое состояние: фото, видео, отметка в системе. Одобрение возврата не отменяет вашей приёмки.

А если из-за этого потом выставят претензию нам?

И не спорьте с клиентом на месте: решение о возврате принимала площадка, а вы фиксируете факт. Спор тут ничего не меняет.

Комментарий пишите максимально конкретно: что именно повреждено, где, насколько. Общие слова «плохое состояние» ни на что не влияют.

Именно от неё и защищает подробная фиксация при приёме. Без неё вы объясняете словами, с ней — показываете запись.